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재난이 발생했을 때 필요한 것 중 하나가 바로 재원이다. 하지만 재난 예산은 항상 충분히 지급되지는 않는다. 왜냐하면 미래 불확실한 위험에 많은 예산을 쏟아부을 기업들이 많지않기 때문이다. 기업은 현재의 이익과 미래의 이익에 더 많은 관심을 가지고 있으며 그것이 기업의 생명력을 유지시켜주는 방편으로 생각하고 있다. 그렇기 때문에 재난 예산을 처리하는 BCP 담당자는 긴축과 비용절감 등 어려운 상황 하에서 BCP효과가 많이 발생하는 가장 효과적이고 효율적인 방안을 짜내야 한다. 
<재난포커스 - 김용삼 기자>

취약 영역 파악, 상위개념 리스크분석 선행이 중요

BCP 담당자가 시간과 노력을 아끼면서 전 프로세스를 아우르고 저렴한 예산으로 BCP를 효과적으로 활용할 방법을 소개한다. 우선 BCP 담당자는 긴축과 비용절감을 위해 디스크 기반 접근법을 활용한다. 이를 위해 데이터 취합을 위한 정의된 포맷형식을 활용하고, 계획수립 절차를 위한 표준화된 포맷을 활용해야 한다. 또 유지보수작업을 줄이는 문서작성 기술을 활용해야 하며 단일 단계와 다중 단계 데이터 취합방법도 활용해야 한다. 또한 BCP 솔루션(시스템)의 활용해한다.

우선 리스크 기반 접근법에 대해 상세히 살펴보면 조직이 크게 노출돼 있는 취약 영역을 파악, 평가할 수 있는 상위개념의 리스크분석 선행이 중요하다. BCP 담당자는 이를 위해 많은 시간을 들여 세부적이고 아주 포괄적인 분석을 해야 한다. 또  복잡하지 않으면서도 명료한 리스크분석 프로세스의 경우 적합적인 면을 적절히 활용하면 좋다. 이를 위해 우선 재해와 재난 사건의 발생가능성을 1-5까지 다섯가지 점수수준을 부여해 예상할 수 있게 만든다. 또 사건 발생이 미치는 영향을 역시 다섯가지 점수수준으로 평가, 결정하고 발생가능성과 영향을 곱한 점수를 계산한다.

또한 계산된 점수를 바탕으로 우선순위를 결정한다. BCP 담당자는 이런 분석과 평가를 통해 조직에 가장 중요하고, 심각한 리스크가 무엇인지, 이에 노출돼 있는 운영프로세스 또는, 업무가 무엇인지를 식별하고 파악할 수 있다. 이 결과에 따라 해당 리스크에 대한 대응과 관리 업무에 선택과 집중이 가능하다. 불필요한 곳에 예산을 낭비하지 않을 수 있기 때문에 결국 BCP 계획과 체계수립에 있어서 많은 능률과 경제적 효과를 제공할 수 있으며, 주요 리스크 영역에 비용효과적인 경감 전략을 집중해 개발할 수 있는 기회를 제공한다.

여러 가지 분석과 설문조사 등 정보취합

여러 가지 분석과 설문조사 등 정보취합 등 통해 정의된 데이터양식을 활용하는 것도 좋다. 이것은 BCP 계획수립에 많은 도움이 된다. 이를 위해 해당 조직 별로 적절한 양식을 배포, 제공됨으로써 정확한 정보 확보와 BCP 계획을 도모할 수 있다. 또 중복되거나 미 취합된 부분에 대한 추가작업 등에 소요되는 시간도 절약할 수 있다. 데이터취합 양식을 살펴보면 우선 팀 업무할당 양식한다. 상세복구계획 수립시 관련되는 여러 업무들과 연계해 반드시 작성돼야 하며, 주로 재해발생시 복구활동을 수행할 때 미리 해당 업무를 할당하기 위해 필요하다.

이 양식의 목적은 각 업무복구 팀 별로 할당된 일과 해당인력의 비상연락망 정보를 기술하기 위함이다. 또 통지(비상연락망 가동) 양식도 필요하다. 이 양식 역시 상세복구계획 수립 시 관련되는 여러 업무들과 연계해 반드시 작성돼야 하며, 주로 재해발생 시 복구활동을 수행할 때 미리 해당 업무를 할당하기 위해 필요하다. 여기에는 비상연락망, 재난선포 권한을 보유한 임직원 연락망, 재해복구서비스 관련 연락망 (제공업체 연락처 포함)도 꼭 필요하다. 또한 복구업무 양식도 진행해야한다.

BCP가 발동될 때만 사용되는 양식이다. 예를 들어 백업 업무(근무직) 리스트, 대체사업장 양식, 통지(비상연락망가동) 체크리스트, 사업장 배치 및 배열, 원격지 저장소 인벤토리(장비 및 자료목록), 사업장 지원 요구사항, 임직원 보유기술 목록, 파일 백업 및 보유 스케줄, 재해대비 비상구급함, 자원요구사항 목록, 비용지출 대장(원장), 복구팀 교대근무시간 스케즐, 최초 재해(사건) 보고서 작성 양식, 피해 집계 및 평가 체크리스트, 복구 현황 및 진행상황 보고서, 응용프로그램 및 시스템 복구 우선순위, 전화통화 로그 및 기록 등이 설문작업에 포함되어야 한다.

지휘센터 운영(일지기록) 양식도 필요하다. 이 양식 역시 상세복구계획 수립 시 관련되는 여러 업무들과 연계해 반드시 작성돼야 하며, 주로 재해발생 시 복구활동을 수행할 때 미리 해당 업무를 할당하기 위해 필요하다. 지휘센터 운영이 가동된 경우에만 사용된다.

계획수립 절차를 위한 표준화된 포맷 활용

BCP 계획의 일관성과 적합성을 확보하기 위해 표준화된 포맷이 필요하다. 여러 사람이 BCP 계획수립을 위한 절차와 활동에 관여하기 때문에 더더욱 표준화의 중요성이 강조된다. 일반적으로 두 개의 기본 포맷이 계획 작성에 사용되는데, 배경정보가 이에 해당된다.
배경정보는 직설법적인 문장으로 주로 기술되며, 명령법적으로 기술되는 지시정보와는 다르다.

직설법 문장은 주어와 동사가 일치(즉, 수동태를 취하지 않는)되는 반면, 명령법 문장은 동사로 문장이 시작되고 지시사항이 이후에 기술된다. 배경정보에는 ▲계획의 목적과 범위 ▲가정 ▲참고문헌(예 : 매뉴얼, 지침서, 컨설팅 및 자문용역 보고서 등) ▲계획수립에 반드시 사용해야 하는 적용 양식을 기술한 문서 ▲특수 상황에서의 승인이 필요한 경우 해당 권한 설정 및 할당 목록 ▲계획과 관련이 있고 해당되는 특정 정책서 ▲기타 배경정보 등이 사항들로 포함되어야 한다.

지시정보는 사전인쇄용지로 사용되어야 한다. 이 양식은 재해 발생 시와 사후에 사용되는 것이 특히 효과적이다. 이는 양식 테이블에서 담당 부서와 날짜 및 시간, 업무복구절차에 대한 분리된 일지기록 등 복구사건에 대한 일지기록을 작성하는데 사용되기 때문이다.